| 파일:재건축 사전컨설팅 단지 선정계획 공고문1024_1.png |
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| 개인을 상대로 하는 공고문의 예시 | 개인에게 공개되는 내부공문의 예시[1] |
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1. 개요
공문서( 公 文 書)의 준말로 공무원 및 공공기관 종사자, 또는 이들을 상대로 한 민간 기업/단체가 업무상의 의사결정 또는 소통/연락 등을 위해 공적으로 작성한 문서 및 여러 국가기관이 접수한 각종 신청서,신고서,보고서,진술서,이의신청서 등을 말한다.(단, 국가기관에 공무원이 접수하기 이전의 해당문서들은 사문서로 취급한다.)한국에선 해당 양식 (링크 접속 시 다운로드됨)이 자주 쓰인다. 사실 이는 기안문으로 엄밀히는 공문의 일부이고 주된 내용은 첨부나 붙임 등의 형태로 전달되는 경우가 많다. 한글에서 문서마당을 보면 쉽게 찾을 수 있다.
기관이나 단체는 개인이 아니다. 그 때문에 서로 의사소통을 위해서는 기관이나 단체의 명의로 발언이 이뤄져야 한다. 공문은 이를 표현하기 위한 수단이다. 때문에 기관장, 단체장의 직인이 들어간다.
온나라[2] 또는 새올[3] 또는 K-에듀파인[4]이라는 시스템을 이용해 공문을 작성하고 접수한다.
2. 체계와 구성
공문은 대체로 기안, 결재, 발송의 단계를 거치게 된다. 또한 수신처와 발신처가 있다.2.1. 기안
사전에 결재권자의 결재를 얻기 위해 서식에 따라 사무처리 초안을 만드는 것을 말한다.2.2. 보고
공문은 기안자에서부터 최종결재자까지 보고를 거치게 된다. 이는 보통 결재선에 따라 결정되는데 이 과정에서 상급자들의 지속적인 수정이 이뤄지게 된다.2.3. 결재
- 전결(專決): 권한 위임 등으로 최종결재자의 명의로 나가나 실제로는 직무대리권자 내지는 보조, 보좌기관이 결재하는 것을 말한다. 기초자치단체 단위에서는 시장· 군수· 구청장이 직접 결재하는 경우도 있으나 중앙정부나 광역자치단체 단위에서는 기관장 본인의 결심이 요구되는 중요한 건이 아니고서는 보통 전결 형식으로 결재되는 경우가 많다.
- 대결(代決): 최종결재자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에 직무대리권자가 대리 결재하는 것을 말한다. 단. 중요한 사안일 경우 반드시 사후보고가 이뤄져야한다.
- 후결(後決): 대결의 일종으로 사후 최종결재자의 결재를 다시 받는 경우를 말한다. 1997년 외환 위기 당시 IMF에 의해 폐지되었다.
2.4. 합의
공문은 대체적으로 최종결재자의 승인으로 끝나지만 타 부서와의 업무협조가 필요한 경우 해당 부서의 합의 과정을 거치는 경우도 많다.2.5. 접수
문서를 받게 되는 기관은 문서를 접수하고 해당 기관의 장이 이를 확인할 수 있도록 범위를 지정해야 한다. 이 과정에서 배포나 열람이 필요하다면 추가로 문서의 배포처를 지정한다.2.6. 보관
보관이 필요한 문서의 경우에는 인쇄물의 형태로 보관하거나 전자문서관리시스템에 저장한다.3. 실무에서
공무원 및 공공기관( 공기업 등) 직원들의 최종보스급 업무이며 가장 중요한 업무다. 실제로 공무원 등이 상급자 등에게 가장 많이 찍히고 빵구 처리되는 것 중 하나가 바로 공문서 작업 시 실수를 하는 것( 오타 등)이다. 더군다나 한국에 파견을 와서 근무하는 외국인 공무원들이라면 실수를 더 할 수밖에 없다.그리고 막상 실제로는 실무자들끼리 메일로 때울 때가 종종 있다. 특히나 상급기관 측에서 하급기관과의 문서 수발을 거추장스러운 과정으로 여길 때 그렇다. 또한 정부부처에 따라서는 공문을 최후통첩용으로 쓰기도 한다. 메일로 하다하다 공문보내는 식. 특히 미국, 중국, 영국, 프랑스, 독일 등 영어권 및 중화권에서는 공문보다 메일로 처리할 때가 많다.
그렇지만 엄연히 국가에서 권장하는 방법은 공문이다. 공문으로 업무를 처리할 경우 문제가 발생했을 시 책임 소재를 가리기가 명확하여 책임자가 아닌 실무자가 불이익을 받는 경우가 없다고 봐도 될 정도로 줄어들기 때문. 공무원은 공문에 근거하여 움직인다는 말이 괜히 나오는 게 아니다. 예시로, 외부 인물과 이메일로 업무 연락을 했을 때, 문제가 발생했을 경우 책임자는 '실무자가 멋대로 한 일이다'라고 하면 혐의를 벗어나기가 상당히 힘들어진다. 다만 반대의 경우도 있는데, 공문 없이 비용으로 처리 가능한 것과 공문으로 비용 없이 처리 가능한 일이 있다면 대부분 전자를 선택한다. 그 쪽이 공문 작성으로 자신이 책임지는 일이 없어지기 때문이라고. 이렇듯 현장은 일반적인 대중의 생각과는 동떨어진 환경으로 돌아가는 일이 많아 굳이 공문 작성을 안 할 수 있으면 안 하려는 경향이 있으니 실무자는 필히 참고할 것.
공문은 까다로운 결재 절차가 있는 대신, 이렇게 문제가 생겼을 경우 책임을 위임할 수 있게 해준다.
한국에서 자주 사용하는 공문 양식은 아래아 한글의 문서마당에서 쉽게 찾아볼 수 있다.
4. 기타
- 구몬을 한국 한자음으로 읽으면 '공문'이 된다. 심지어 한자표기마저 公文으로 같다.
- 공문서로서 인정을 받기 위해서는 기본적으로 3가지 요소를 만족시켜야 한다. #
- 형법상 공무원이나 공공기관이 작성하지 않았지만, 공문서로 의제되는 문서 혹은 증서등이 있다. 대표적으로 공증사무취급이 인가된 합동법률사무소 명의로 작성된 공증에 관한 문서(공정증서이던, 사서증서이던 관계없이)로, 이러한 법률 사무소에서 허위의 내용을 공정증서로 작성하거나, 공정증서를 권한 없이 위조, 변조하는 경우, 사문서와 관련된 처벌 조항이 아닌 공문서와 관련된 처벌조항이 적용된다. 판례
- 영어로는 보통 memorandum이라고 한다. 단, memorandum은 대부분 내부결재용이나 기록보존용으로 쓰이며, 외부발송을 할 경우 영미권 기관들은 편지(letter) 형식으로 보내는 것이 일반적이다.
- 공문서에 숫자를 쓸 때, 세 자리씩 쉼표를 찍는 형식의 경우 그냥 쓰고(예: 1,234,567) 아라비아 숫자와 한글을 혼용해서 적을 적에는 현행 한글 맞춤법에 따라 만 단위로 띄어서(예: 12억 3456만 7890) 쓴다. 단, 금액을 적을 경우 변조 방지 차원에서 한글 혼용시에도 띄어서 쓰지 않고 세 자리씩 쉼표를 찍는 형식의 경우는 아라비아 숫자로 적은 금액 뒤에 괄호를 치고 띄어쓰기 없이 한글 병기를 한다. {예: 금1,234,000원(금일백이십삼만사천원)}
5. 관련 항목
[1]
엄밀히 따지자면 틀린 공문이다. 서울특별시장 명의로 나가는 문서인데 최종 결재자가 여성정책담당관이고, 이런 경우에는 전결이라고 표기를 해 주어야 한다. 문서 명의자(쉽게 말해 직인이나 서명이 들어간 공문일 경우 그 직인이나 서명의 주인)와 최종 결재자가 동일하면 결재, 동일하지 않으면 전결, 대결(이 경우도 대결권자로 부시장 3명일텐데, 당연히 이 셋이 통째로 자리를 비울 리 없고 비우더라도 기획조정실장 등 서열이 정해져있으므로 서울특별시청에 지정생존자급의 테러라도 발생하지 않는 이상(...) 과장급이 대결할 순 없다.)로 문서를 시행해야 한다. 아니면 사소한 기관 내부 문서는 과장 명의+서명(사안의 경중에 따라 생략 가능)을 하는 방법도 있다. 참고로 이러한 식으로 전결 표기를 하지 않고 기관장 명의로 결재가 나가는 일은 광역 및 기초자치단체 단위에서 자주 볼 수 있는 일이다. 공직에서 기조실, 특히 정책기획 부서나 운영지원 부서는 이런 거를 정확히 숙지하고 있어야 한다.
[2]
중앙부처, 일부 지자체, 공공기관에서 사용한다. 2010년대부터 쓰이고 있다. 통칭 '핸디'.
핸디소프트에서 만들어서 프로그램에 HANDY라고 써 있다보니 그냥 핸디라고 부른다.
[3]
온나라보다 구형인 전자결재 시스템으로 지금은 국가기관과 일부 지자체에서는 온나라로 대체되었지만 아직도 새올을 일부 지자체에서 사용하고 있다. 2004년경부터 쓰인 구형 시스템이다.
[4]
교육청에서 사용한다. NEIS는 뭔가 할 수 있는데 행정업무/대국민용.(생활기록부를 NEIS로 적는다.)