1. 개요
조직 내에서 문서의 기안자부터 최종결재자까지의 결재 '과정'을 말한다. 결재라인이라고 부르기도 한다.2. 설명
공문은 최종 결재권자의 결재가 완료되면 효력을 갖게 된다. 그 때문에 신중한 검토가 필요해서 여러 명의 검토자를 두고 결재를 거치도록 하여 발생할 문제를 막고 업무상 필요한 부분을 발굴해낼 수 있도록 하고 있다.일반적인 관료제 조직에서는 기안자(담당) → 검토자 → 결재자 순으로 결재선이 생성되며, 조직의 규모에 따라 검토자는 없을 수도, 여러 명일 수도 있다. 게다가 협조를 얻어야 하는 경우 협조자를 끼워 넣어야 할 수도 있다.
2.1. 일반 기업에서
꼭 공문이 아니더라도 내부에서 처리하는 보고서도 다 결재선을 거쳐 사장에게 보고된다. 사장들이 보고서를 하나하나 챙기고 있을 여유는 없으니 경영지원을 담당하는 부서에서는 결재선을 잘 조정하여 핵심적이고 중요한 정보가 간결히 올라올 수 있도록 처리해야 한다. 이를 위해 초기 기안자[1]들의 개고생은 당연지사. 경영컨설팅 회사의 경우에는 외부대상 보고서를 만들기 위해 밥 먹을 시간도 아까워서 다른 사람들한테 사오도록 시킨다.매트릭스 조직의 경우엔 우리가 생각하는 결재선과는 다른 결재선을 둘 수도 있다. 자기 부서가 아닌 자기가 속한 직무의 선임자들에게 점선으로 보고가 들어가는 것. 이런 경우엔 부서장을 거치는 결재선 외에 다른 보고서가 타고 올라가는 결재선도 생기게 된다.
결재선에서 최종 결재권자나 중간 검토자[2]가 있지만 결재 과정에서 발생할 문제를 최소화하기 위해 참조자를 넣게 된다. 직접적인 결재권을 갖지 않은 사람이라도 직무상 연관성이 있거나 피드백을 위해서 참조자로 넣는 것. 회사에서 이메일을 발송할 때 참조자를 두는 것도 이와 비슷한 것이라 생각할 수 있다. 타 부서와의 협력이 반드시 필요한 경우는 단순 참조자를 넘어 합의권자의 동의를 같이 받는 경우도 있다.
부정적으로 작용하는 경우도 있다.
가령, 혁신을 방해하는 경우도 있다. '중간관리직들이나 임원들에게 해가 될 것 같지만 회사 전체에는 도움이 될 것 같은 이야기'는 비서나 임원 선에서 농간을 부려서 사장에게 들어가지 않게 막아버린다. 삼성그룹에서 '후쿠다 보고서'가 이런 케이스이다. 이런 경우 사장이 직접 문제의 심각성을 인지하거나, 부하가 잘릴 각오 하고 신문고를 울리거나 하는 방법밖에 없다. 중간에서 기를 쓰고 숨기려는 문제를 외부인이나 부하가 억지로 사장에게 알려준다면, 중간관리직들이 해고당하지 않는 한 앞으로 직장생활에서 해당 인물의 적이 되어 무슨 일이든 못 하게 방해하기 시작한다.
또, '업무를 잘 하는 것'보다 '서열에서 위에 서고 위신을 세우는 것'이 더 중요한 사람들이 있다. 이런 사람들은 서열이 차이나기만 하면 아랫사람의 의견 같은 것은 아예 말을 못 하게 찍어누른다. 이런 사람들은 꼰대의 일종으로서, 명령은 위에서 아래로 내려가고 보고는 아래에서 위로 올라가는 것만이 허용되어야 한다고 생각하기 때문이다. 이런 사람들에게 부하가 뭔가를 건의하면 '주제넘게 상사를 가르치려 든다, 훈계를 하려 든다, 변명이나 하니 아예 말하지도 못하게 해야 한다, 상사를 무시한다, 말을 꾸며낸다' 등의 뒷담화를 돌리는 등 적대적으로 대한다.
이런 관계에서 어떤 부하들은 중간 결재선을 뛰어넘어 그 위에 직접 이야기해서라도 일을 해결해야 한다는 생각을 하기도 한다. '업무를 잘 하는 것'만 놓고 보면 그것은 회사 전체에 좋은 결과를 안겨준다. 하지만 불행히도 중간관리직이 '서열에서 위에 서고 위신을 세우는 것'을 업무보다 더 중요하게 생각하기 때문에, 이런 선택을 하면 괘씸죄를 크게 사게 되어 쫓겨나게 된다. '회사의 질서를 무너뜨린다, 직속 상사를 무시한다, 버릇이 없다, 튀어 보이려고 잘난 체나 하지 아무런 업무능력이 없는 무능한 인간이다' 등의 뒷담화를 돌리는 등 적대적으로 대한다.
중간 결재선을 뛰어넘었을 때 이런 뒷담화를 듣는다는 것을 알기에, 어떤 부하들은 중간 결재선을 뛰어넘어 그 위에 직접 이야기해서 일이 더 잘 돌아가면 직속 상사가 농간을 부리더라도 잘 풀리는 것이 아니냐는 생각을 하기도 한다. 상사의 상사가 자신의 의견을 받아들여 일이 풀렸을 경우에도, 이 경우 직속 상사는 서열 중독자이기 때문에 절대 아무렇지도 않게 넘어가거나 자신의 과오를 인정하지 않는다. 제안이 성공하면 성공할수록 괘씸죄가 더욱 커져서 트집이 점점 늘어나게 된다.
그래서 '업무를 잘 하는 것'보다 '서열에서 위에 서고 위신을 세우는 것'이 더 중요한 사람들을 직속 상사로 만나게 되면 업무성과보다 처세술에 더 신경써야 할 일이 많아지고 점점 직장생활이 불행해지기 쉽다. 이직을 하게 되는 경우도 있다.
2.2. 군대에서
군대 행정계에서 일하는 행정병들 역시 기안권이 없음에도 선임부사관 명의로 기안을 해야할 때가 많은데[3] 보통 대대 행정계의 경우에는 선임부사관, 행정계장, 대대장의 결재선을 지나게 된다. 가끔소대의 경우에는 부소대장이나 소대장이 기안하며 중대장을 거쳐 대대장에게 오른다. 반면에 참모부서 등은 담당자들 간에 위계를 정하고 부서장 명의로 보내게 된다. 가령 보급관리담당-보급과장-군수처장 이런 식으로. 대형부서일수록 결재선에 들어가는 사람의 숫자가 많아지며 기안자의 계급 또한 높아진다. 각군 본부 참모부서의 경우엔 기안자가 대령이고 최종결재자가 참모총장일 때도 많다.
[1]
기업의 경우 최초 기안자를
담당이라고 부른다.
[2]
검토자도 결재권자는 맞다. 다만 최종 결재권자가 아닐 뿐이다.
[3]
부대에 따라서는 선임하사 뿐만 아니라
행보관이나
소대장의 공문을 행정병이 거의 다 작성하고 기안하는 부대도 있다. 당연히 원래 이러면 안 된다.