Mendeley
1. 소개
멘델레이, 멘들레이라고 부른다.소셜 네트워크를 기반으로 하는 서지관리 소프트웨어. Endnote까지는 아니더라도 국내외를 막론하고 상당한 지분을 차지하고 있을 만큼 잘 나가고 있다. 많은 대학 도서관에서도 엔드노트 외에 다른 소프트웨어를 소개할 경우엔 이 멘델레이를 소개할 정도.
자신이 관리하는 문헌을 그룹을 만들어서 다른 연구자들과 공유할 수 있다는 점, 그리고 자신의 문헌 정보를 공개하는 대신 다른 가입자들의 정보를 바탕으로 문헌 추천 서비스를 받는다는 점 등으로 학계의 비상한 주목을 받고 있다.
2. 설치 및 이용
멘델레이와 아무런 인연(?)이 없던 사람이 멘델레이를 처음 활용하려면 먼저 홈페이지에서 계정을 만들어야 한다. 이때 이메일 주소를 입력하게 되는데 기관( 대학) 이메일이 아니더라도[1] 개인 이메일을 쓸 수도 있다. 물론 이때는 하단에 설명되듯이 서비스 범위가 크게 제한되며, 그룹 서치를 활용해[2] 기관 소속으로 나중에 확인받고 나서 이용할 수도 있다.서비스 범위는 다음과 같다.
| 분류 | 개인 무료 회원 | 기관 회원(MIE) |
| 개인 웹 스페이스 | 2GB | 100GB |
| 공유 웹 스페이스 | 100MB | 100GB |
| 사적 그룹 크기 | 25명 | 100명 |
| 사적 그룹의 수 | 5개 | 무제한 |
따라서, 자신이 멘델레이의 개인 회원인지 기관 회원인지를 알아보는 방법 중 하나는, 데스크탑에서 Tools → Options → General 로 들어가서 웹 스페이스가 100GB인지 확인하는 것이다.
만일 웹상에서 멘델레이를 활용할 경우 웹 임포터(web importer)가 별도로 필요한데, 자신이 사용하는 웹 브라우저에 따라 사용하는 방식이 달라지게 된다. 일례로 크롬을 활용할 경우 애드온을 설치하면 주소창 우측에 멘델레이의 "M" 자가 형성되고, Internet Explorer의 경우 즐겨찾기 바 위에 "Save to Mendeley" 가 형성된다.[3] 이를 통해 서지정보만 반입할 수도 있지만 (가능할 경우) PDF 파일도 함께 반입하는 것도 지원한다. 이에 더해서 웹상에서 다른 연구자를 팔로우하거나 메시지를 남기는 등의 SNS스러운 활용이 가능하다. 상단의 Suggest 를 누르면 사용자의 문헌들을 분석해서 이와 유사한 주제의 다른 문헌들을 추천받을 수도 있다.
2021년 3월부로 모바일 지원을 중단했다. 다른 우회수단(papership 어플 등)이 있지만 공식적으로는 모바일 지원 중단.
3. 자료 추가, 관리, 삭제
웹 임포터 외에 자료를 추가하는 방법들을 소개하자면 몇 가지가 있는데, 컴퓨터의 대화 창을 켜고 마우스로 PDF를 끌어다 붙이거나, 멘델레이에서 File → Add File/Folder 를 클릭해서 가져올 수 있다. 또한 구글 스칼라에서 직접 "인용" → RefMan 을 클릭해서 가져올 수도 있다. 물론 기관 회원인 사람들은 기관에서 직접 지원하는 범위 내에서 신나게 서지정보를 가져올 수도 있다. 반대로 추레하게 직접 하나부터 열까지 정보를 직접 손으로 입력해야 하는(…) 사람들을 위해 File → Add Entry Manually 를 지원하기도 하지만, 극소수 이상한 자료를 다룰 게 아니라면 누가 그런 짓을 할까(…).여기서 특히 강력한 기능이 Watch 기능으로, 데스크탑 내에서 일단 특정 폴더를 지정해 주면 이후로 그 폴더에 들어가는 모든 PDF에 대해서 멘델레이가 알아서 서지정보를 다운받는다. 단, 이 컴퓨터에서 지정한 기능은 저 컴퓨터에서는 사용할 수 없는 등의 한계가 있다. 다시 말해서, 내 휴대용 노트북에 있는 폴더 " 직박구리"(…)를 Watch 했다고 가정할 경우, 도서관 열람실 데스크탑에 깔려 있는 멘델레이는 (그 폴더가 없으면) 당연히 멍때릴 수밖에 없는 것.
그 외에도 세간의 주목을 끌었던 것이 Literature Search 기능. 이건 멘델레이에 계정을 만들어 가입해 놓은 모든 이용자들의 라이브러리를 대상으로 검색하는 기능이다.[4] 검색이 끝나면 관련자료를 목록화해서 보여주는데, 하나하나 보다가 요건 나도 써먹어야겠다 싶은 게 있으면(…) 오른쪽의 Save Reference 버튼을 클릭하면 된다.
한편 데스크탑 상단의 Related 버튼을 클릭하면 멘델레이가 해당 폴더의 논문 제목, 키워드 등을 가지고 가능한 한 유사한 다른 논문들을 찾아와서 보여준다. 이 역시 상당히 화제를 모았던 기능이다만, 당연하게도 국내 논문 위주로 읽을 사람들에게는 거의 필요없는 기능.(…)
일부 뭔가 출처가 껄적지근한(…) 이상한 문헌들은 서지정보가 적히다 만 경우가 간혹 있다. 이런 경우 멘델레이는 이상을 감지하고 "이거 서지정보가 영 껄적지근한데, 제대로 된 거 어디 없는지 확인해 볼까요?" 하고 사용자에게 물어본다. 이때 Details are Correct 를 클릭하면 해당 작업을 수행하지 않지만, Search 를 클릭하면 같은 문헌에 대해서 만들어져 있는 더 완성도 높은 서지정보를 불러와서 업데이트해 준다. 특히 서지정보가 상당 부분 분실되어도 DOI 하나만 남아 있으면 전체 회복이 가능하다. 이런 기능 역시 국내 논문에는 해당이 없다.
멘델레이에서 PDF를 열람할 때에도 다른 소프트웨어처럼 하이라이트 밑줄을 긋거나 메모를 남겨둘 수 있다. 메모는 일반적 기록(general notes)과 사적 주석(private annotations)의 두 가지인데, 전자는 멘델레이 내에서 검색이 가능한데 후자는 검색이 안 되므로 주의할 것. 이런 입력내용을 완성한 후 PDF를 다시 저장하면 맨 마지막 페이지에 멘델레이가 메모들을 따로 모아서 한 장을 덧붙여준다. 이때도 한글로 기입한 메모는 간혹 깨질 수 있으니, 안전하게 간단한 키워드 중심의 영어단어로 메모해 두도록 하자. 멘델레이 측에서도 문제를 인지하고 조만간 고치려고 한다는 듯.
참고로 멘델레이에서 문헌을 삭제할 때는 Remove 와 Delete 의 두 가지가 있는데, 전자는 단순히 라이브러리 폴더에서 지우는 것이고 후자는 아예 라이브러리 자체에서 없애버리고 휴지통으로 보내는 것이다.
4. 그룹 공유
다수의 연구자들이 팀을 이루어 연구를 협업할 경우 특히 강력한 기능. 라이브러리를 공유할 그룹을 만들 때에는 Private, Invite-Only, Open 중 하나의 형태로 만들어지게 된다. 새 구성원을 초대하는 것은 그 사람의 멘델레이 계정에 등록된 메일 주소를 입력함으로써 이루어진다. 이후부터는 흔한 카페 운영하듯이 하면 된다(…).각각의 그룹 형태와 특징은 다음과 같다.
- Private : 제한된 가입 & 제한된 열람
- Invite-Only : 제한된 가입 & 공개된 열람
- Open : 공개된 가입 & 공개된 열람
5. 기타 기능
- 개인이 자신이 원하는 인용법(citation style)을 검색하거나 아예 새로 만들 수도 있다. 이는 CSL-Editor라는 기능을 활용함으로써 가능한데, 인용 스타일의 편집을 지원하는 주소로 들어가서 계정 로그인을 하면 된다. 이때 편집한 스타일을 저장하면 사용자의 이름을 달고 저장된다는 점에 유의. 우클릭하면 Copy Style Link가 생성되는데 이 URL을 다른 사람에게 전송할 수도 있다.
- 문헌의 규모가 커지면 중복된 문헌이 나올 수가 있다. 이런 경우 Tools → Check for Duplicates 클릭하면 자동으로 찾아주며, 필요한 경우 Merge 를 클릭하면 서지정보가 병합된다.
- 멘델레이 라이브러리 내에 들어오는 PDF의 제목 포맷을 만들 때에는 Tools → Options → File Organizer 를 클릭하면 편집이 가능하다.
- MS Word와 연동하는 것도 당연히 가능하다. Tools → Install MS Word Plugin 을 클릭하면 프로그램이 설치되는데 MS Word의 "참조" 탭에서 Cite-O-Matic 도구가 뜨면 제대로 된 것이다. 사이토매틱은 Endnote에 익숙하다면 어렵지 않게 적응할 수 있다. 문헌마다 "see also" 같은 접두사나 접미사를 추가하거나, 저자명을 없애버릴 수도 있다.[5]
6. 사용상의 팁(?)
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RISS나 다른 사이트들에서는 서지반출을 할 때
Endnote와 동일한 형식으로 지원하는 경우가 많다. 그래서 이미 데스크탑에 엔드노트가 깔려 있다면 다운받은 서지정보를 불러왔을 때 엉뚱하게도 엔드노트가 켜진다!
주인님, 내가 싫어?이때 해당 .ris 파일의 연결 프로그램을 엔드노트에서 멘델레이로 바꿔주어야 한다. - 데스크탑 내에 이미 구축된 다수의 층위의 폴더를 가져오는 것은 멘델레이의 한계점 중 하나. 이미 자체적으로 조직화, 체계화해서 PDF를 관리중인 연구자들이 멘델레이 사용을 머뭇거리게 만드는 이유이다. 멘델레이는 이 경우 모든 층위를 무시하고 PDF만 쭉 뽑아서 가져오기 때문(…). 그래서 대신에 멘델레이 내부에서 한번 더 계층화를 해 주는 수고를 들여야 한다. 폴더에서 우클릭, New Folder 를 선택하면 된다.
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어떤 문헌을 반입했는데 Recently Added 에서 확인이 되지 않는다면, 최근에 지웠다가 다시 받은 문헌일 수 있다. 이 경우 멘델레이는
자기 딴에는 센스있게 군답시고연구자가 실수로 지운 문헌이거나 변심하여 다시 받은 문헌이라고 생각하고 일부러 그쪽으로 분류하지 않은 것이다. -
MS Word에서
인용 편집을 하던 중에 어떤 인용을 수동으로 지워 버리면 멘델레이가 그거 진짜냐고 한번 물어본다. 이때 자신이 수동으로 지운 것이 맞다고 확인해 주면 그 인용된 문헌은 다음부터는 계속 수동으로 편집해야 하고, 멘델레이가
지 딴에는 또 센스있게 군답시고더 이상 자동으로 터치해주지 않는다. - 논문이 완성되어 저널에 투고하기 직전에, 반출을 위해 MS Word에서 "Without Mendeley Fields" 를 클릭하여 레퍼런스 목록과 멘델레이 연결을 제거해 줄 필요가 있다. 이 점은 Endnote와도 동일.
- 엘즈비어 사이트에서 Online Solutions → Mendeley → Elsevier Research Intelligence 클릭하면 관련 교육 동영상을 볼 수 있다.
- 사용상의 불편한 점이 있다면 Feedback 또는 Support 를 활용하여 알릴 수 있다. 단순 문의사항은 서포트 쪽으로 하면 되고, 기술적인 부분에서 개선사항이 있다면 피드백을 활용하면 된다. 피드백 페이지에서는 다른 사람들이 제안한 아이디어에 투표를 해서 더 먼저 개발하도록 할 수도 있다.
7. 장점 및 단점
7.1. 장점
- Watched Folder 기능. 폴더 안에 들어 있는 문서를 실시간으로 감지하여 자동으로 메타정보까지 확인하여 추가해준다.
- 강력한 문서 검색 기능. Zotero도 같은 기능을 제공하나 검색 키워드가 해당 문서 안에 들어있는지 여부만 보여주고, 구체적인 문서 내용은 일일이 열어서 확인해야 하는 반면, Mendeley는 키워드 속한 문장까지 보여줌으로써 검색 시간을 획기적으로 단축시켜준다.
- 넉넉한 무료 저장공간. 경쟁자인 Zotero가 300Mb밖에 제공하지 않아 제대로 사용하려면 유료 플랜을 구독하는 것이 반강제되는 것에 비해 Mendeley는 기본 2GB 제공하여, 무료 사용자도 용량 걱정을 크게 할 필요가 없다.
7.2. 단점
- 불안정성. Mendeley 사용자들이 초창기부터 제기해온 가장 큰 문제점으로, 강력한 기능만큼이나 매우 불안정하다. 이전 클라이언트의 경우 PDF 용량이 200Mb를 넘으면 동기화를 제대로 못하고 튕겨버리는 경우가 종종 있었으며, 주기적으로 폴더 설정이 날아가버리는 보고가 현재까지 심심치 않게 들어온다. # # 이와 같은 심각한 불안정성 때문에 Mendeley에서 Zotero나 다른 서지관리 프로그램으로 넘어가는 사람이 많다.
- 저조한 피드백. 불안정성 문제와 결부되어, 낮은 피드백으로 인한 저조한 개선은 Mendeley를 기피하게 만드는 또다른 원인 중 하나이다. 폴더 설정 초기화 버그는 19년부터 제기된 버그인데, 21년 3월 현재까지 아직도 개선되지 못하고, 엘즈비어는 편의기능 개선에만 집중하고 있다. 다른 부가적인 기능이 아무리 강력하고 편리해도 서지관리 프로그램으로서의 가장 기본적인 기능에 충실하지 못한다는 점은 굉장히 치명적인 결점으로 작용한다.
- 2022년 9월부터 데스크탑용 프로그램 Mendeley desktop 다운로드를 중단한다. 그러나 새로운 프로그램 Mendeley reference manager 는 계속 이용할 수 있으며, 향후 이 프로그램으로 모두 대체된다고 밝혔다. 새 프로그램이 안정성을 확보할 때에 기존 프로그램의 로그인이 중단될 것이라 밝혔다. https://blog.mendeley.com/2022/02/22/introducing-mendeley-reference-manager-designed-for-todays-researcher-workflow/