1. 개요
- 영어: Apostille Convention, Hague Convention
- 프랑스어: Convention de La Haye[1]
- 일본어: アポスティーユ(外国公文書の認証を不要とする条約)[2]
각국의 공증법이 다르기 때문에 한 국가의 공문서나 공증받은 문서의 효력이 다른 나라에서는 인정되지 않는다.[4] 즉 일본에서 공문서로 인정되는 문서가 한국에서는 그 효력을 받지 못하는 것이다. 따라서 그러한 문서를 다른 나라에서도 공문서로 인정받을 수 있게 하기 위한 확인 절차를 거쳐야 하는데 이를 Legalization이라고 한다.
즉, A 국가서 공증을 받고, B 국가서 그 공증을 또 공증 (...) 받아야만 하며, 이 과정에서 B 국가가 A 국가에 가진 재외 외교공관을 거처야 한다. 문서를 요청하는 사람이 A 국가에 있는게 아니라 B 국가에 있다면 한술 더 떠서 A 국 서류 발행처 → B 국의 받는 사람 → A 공증기관 → B 국의 A 국 소재 외교공관 → B국의 받는 사람 식의 숨이 턱 막히는 과정이 필요하다.
- 1. 한국의 권한 있는 기관 (공공기관, 공증사무소)에서 공문서를 받는다.
- 2. 해당 문서를 대한민국 외교부에서 영사확인 (authentication)을 받는다.
- 3. 캐나다의 한국 상주 재외공관( 주한캐나다대사관)에서 최종 확인 절차를 거친다.
이런 중복적인 절차를 간소화 하기 위해 문서 공증을 인정해주는 협약이 아포스티유 협약이다. 아포스티유 협약 가입국 끼리는 서류를 발급한 곳의 나라의 공증 기관에서 공증을 받고 그 공증기관에서 아포스티유 확인을 같이 해주는 것으로 공증 절차를 끝낼 수 있다.
하지만 국가간의 공증 절차 자체를 그대로 인정해주는 절차가 아니기 때문에, 실질적으론 결국 "B 국의 A 국 소재 외교공관" 절차만 사라질 뿐 별반 달라진게 없는 조삼모사나 다름 없다. 외교공관을 거치지는 않으니 처리 속도가 훨씬 빨라지긴 했으나 결국 대행업체가 필요하긴 마찬가지이고 전자서류는 취급하지 않기 때문에 종이 문서를 느려터진 국제 우편으로 주고 받는 것도 그대로 필요하다.
따라서 서류 검증 책임을 국가 기관이 지려하지 않는 나라일 수록 공증을 받아야 하는 개인 입장에선 그냥 유명무실한 제도나 다름없다. 보통 공증을 요구하지 않는 것이 일반적인 문서들에 공증을 요구하는
한국에서는 영어 이외의 외국어로 작성된 서류는, 본인이 번역이 가능해도 거의 99% 이상의 확률로 공증을 요구하니 그 빡침은 더하다.[6]
2. 대한민국의 아포스티유 발급 절차
2016년 12월 1일 이전까지 한국에서는 서울특별시 종로구에 있는 외교부· 법무부 영사민원실에서만 직접 처리하였으며, 이에 따라 외국 거주자는 대리인이나 재외공관을 통해서만 아포스티유를 발급할 수 있었다. 하지만 12월 1일부터 외교부에서는 온라인 발급 가능한 일부 공문서에 한해 아포스티유를 인터넷으로도 발급할 수 있도록 배려하고 있다. 홈페이지 2023년 6월 5일부로 온라인 아포스티유는 재외동포청으로 그 소관 기관이 바뀌었다. 1,000원의 수수료를 내면서 직접 접수해야 했던 이전의 방식과는 달리 인터넷 발급을 통해서는 무료로, 전세계 어디에서나 공인인증서만 있으면 발급 가능하니 편리하게 이용할 수 있게 된 것이다. 재외동포청 아포스티유 사이트에서는 비협약국에 제출할 문서에 대한 영사확인도 해 준다.2.1. 공문서
관공서 및 국공립학교(대학교 포함)에서 발행한 서류는 공문서로 인정되어 한국어 원본에 아포스티유를 부착해야 한다. 영문 성적 증명서 등 원본 언어가 한국어가 아니더라도 아포스티유 발급은 가능하다. 단, 사립 초중고등학교에서 발행한 성적, 졸업증명서는 정부기관 발행문서로 취급한다. 공문서를 다른 언어로 번역해야 한다면 한국어 원본 및 번역본은 별개로 아포스티유를 받아야 한다는 원칙을 기억하면 된다. 한국어 원본은 원본대로, 번역본은 공증사무소의 번역 공증을 받고 필요한 경우 별도로 아포스티유를 받아야 한다. 아래 사문서와 동일한 과정.2.2. 사문서
사설 기관에서 발행한 서류는 공증을 받은 이후 아포스티유를 부착해야 한다. 이런 예로는 번역문, 회사가 발행한 문서, 진단서, 사립 대학의 문서 등을 말한다. 한국어 원본을 발급받은 뒤 외국어 번역을 마치고 두 문서가 동일하다는 공증을 받은 뒤 한국어 원본과 외국어 번역문에 각각 아포스티유 부착을 받으면 비용이 절감될 수 있다.2.3. 외국 거주자가 한국 문서를 공증 받는 경우
대사관을 통해 외교행낭을 이용하면 저렴하지만 시간이 너무 많이 걸린다.[7] 한국의 가족에게 위임하여 받는 경우(최단 1주일) 매우 빠르지만, 비싸고, 한국 내에 해당 업무를 도와줄 가족등이 반드시 필요하다는 단점이 있다.따라서 위에 언급한 인터넷 발급 서비스를 이용하도록 하자!
1. 필요 서류를 준비하여 전송
- 여권 사본 여러 부: 위임인의 신분을 확인하기 위해 사용된다. 출입국 사실 증명서를 위해 1부, 공문서 실제 발급을 위해 추가적으로 필요하다.
- 위임장(출입국 사실 증명서): 출입국 관리 사무소에서 출입국 사실 증명서를 교부받을 때 필요하다.
- 대리인과 위임인의 관계를 증명할 수 있는 서류: 가족관계증명서 등이 필요하다. 한국에서 대리인이 직접 발급한다. 대리인은 자신의 신분증을 준비한다.
- 필요한 공문서를 발급받기 위해 필요한 서류들
위임장에서 주의할 점은 위임인이 서명 날인할 때 반드시 여권에 날인한 서명과 같은 서명을 하여야 한다. 이런 서류는 FAX나 국제우편, 혹은 PDF파일로 스캔해서 대리인에게 보낸다.
2. 출입국 사실 증명서 교부
위임인의 출입국 사실 증명서를 받을 수 있다.
1) 출입국 사실 증명서 교부용 위임장,
2) 위임인의 여권 사본,
3) 대리인의 신분증
근처 동사무소를 방문하여 신청하면 2시간 이상 소요되고, 출입국 관리 사무소를 방문하면 빠르게 받는다. 정부24 이용을 추천.
3. 필요한 공문서를 교부받는다.
이때 위임장을 제출하며, 위임인의 출입국 사실 증명서 역시 함께 제출한다. 출입국 사실 증명이 필요한 이유는 대리인을 통해 공문서를 신청, 교부받을 때에 조회 대상자가 현재 출국 중이어서 대리인을 통해 신청한다는 사실을 증명하기 위함이다.
4. 아포스티유 확인 뒤 국제우편으로 발송한다.[8] 혹은 PDF등으로 스캔한 데이터를 보낸다.
이 과정에서 서류 실물이 아니라 데이터만 필요하다면, 해당 서류를 PDF파일로 만들어서 주고 받으면 돈과 시간 절약이 가능하다.[9]
2.4. 참조 사이트
-- “아포스티유 확인” 이란?3. 외국의 아포스티유
마찬가지로 외국에서 발행한 문서에 아포스티유를 받았으면 한국에서 인정받는 것이 가능하다. 주로 해외에서 학위를 취득하고 해당 학위를 국가고시 응시나 교수 채용 등 한국에서 인정받아야 할 경우, 외국에서의 출생신고나 사망신고 등 신분 관련된 서류에 사용한다. 그러나 문서를 발급한 국가에서만 아포스티유 발급이 가능하기 때문에 해당 문서를 들고 한국으로 돌아왔다면 원본을 외국으로 보내지 않는 이상 한국 내에서 아포스티유를 받을 수 있는 방법은 사실상 없다. 대행 업체가 해 주는 일도 결국은 문서를 전달해야 하는 건 마찬가지.한국 내 외국 대사관을 통해서 아포스티유를 접수하는 것은 불가능하고 무조건 현지에서 공문서를 발행하거나, 현지 공증인의 공증을 받아야 한다. 외국 공문서를 한국에서 사용해야 할 일이 예상된다면 되도록이면 현지에서 아포스티유를 받은 다음에 귀국할 것.
3.1. 일본에서의 아포스티유
일본은 공공기관이나 사기업[10]등이 자체적인 문서 검증 능력을 갖추고 있기 때문에, 기관들이 외국 문서에 공증을 요구하는 일이 매우 드물다.국가기관이나 지방자치단체 등의 관공서 공무원들이 번역이 제대로 되어있는지 전부 확인하며, 문서 신뢰성 여부도 국제적인 협약이나 한국의 경우 외국어번역행정사가 발급한 번역확인증명서로 공증을 대체하는 등의 합의 등에 의하여 알아서 검증할 능력을 갖추고 있다. 그래서 공증 및 아포스티유도 굉장히 민감한 문서이거나 민감한 상황[11]이 아니라면 거의 요구되지 않으므로, 외국어로 작성된 일반적인 문서는 번역만 제대로 되어 있으면 추가로 공증을 요구하는 일은 거의 없다. 만약 마이너한 외국어이거나 공교롭게도 해당 지자체에 해당 외국어 구사자가 없다고 해도 외무성 등에 의뢰해 자체적으로 해결하는 경우가 많다.
물론, 공증 및 문서의 진위, 상위 확인 절차를 개인에게 떠넘기는 게 아니라 행정기관이 책임을 진다는 것으로, 공증이 필요 없다고 해서 엉터리로 번역하거나 원문 내용을 왜곡하는 등의 불법적인 일을 저지르면 법의 철퇴를 맞는다. 공증 안 받아와도 번역 내용이 올바른지 여부와 국제협약 등으로 인해 허위(위조)문서를 적발해낼 능력이 있으니 공증 받아오란 소리를 안 하는 것이다.
일본 거주중인 외국인들이 이걸 제대로 느낄 수 있는 곳으로 출입국재류관리청이 있다. 해당 기관의 특성상 수많은 민원인들이 외국어로 된 자료를 제출하는데, 원본과 일본어번역본만 요구하고 일본어 번역본에는 별도 공증을 요구하지 않으니 쓸데없는 공증 비용이 발생하지 않는다.[12]
또 학교나 회사 등에서도 공증을 필요로 하지 않는 곳이 많고, 국제협약 등으로 자체적으로 번역이 올바른지 확인하는 일이 많다.[13]
3.1.1. 그나마 필요한 것들
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운전면허증
한국 등 일본 국외에서 발급된 운전면허증을 일본의 운전면허증으로 교환하기 위한 운전면허증 공증 정도다. 다른 것은 몰라도 이것은 무조건 공증이 필요하다.
- 일본국외의 의사면허를 취득한 사람이 일본의 의사가 되기 위해 제출해야하는 서류중 일부 #
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인감증명서
대법원 판결 2009다53031에 의하면 아포스티유를 받지 않은 일본국의 인감등록증명서는 한국에서 인감증명서로 사용할 수 없으며, 아포스티유를 받은 서류에 대해서는 ’’’인감증명서에 준하는 서류’’’로 인정될 수도 있다고 한다. 주일한국대사관 - 일본 외무성 아포스티유 신청 안내문[14]
[1]
발급되는 아포스티유에는 사용 언어를 막론하고 항상 프랑스어 명칭이 붙는다.
[2]
외국공문서 인증을 불필요로 하는 조약
[3]
캐나다는 1월 11일 가입
https://overseas.mofa.go.kr/ca-toronto-ko/brd/m_5391/view.do?seq=1275299&page=1
[4]
단, 미국의 경우 주마다 공증법이 다르지만 연방법에 의해 아포스티유 없이 통용 가능하다.
[5]
캐나다는 2024년 1월 11일 아포스티유 협약 가입국이 되었다.
[6]
공공기관(국가기관 및 지자체 등)에서조차 공증을 요구한다.
[7]
최단 6주
[8]
급하면 EMS 등의 특급이고, 국제등기여도 수취까지 추적조회가 가능한 국가로 보내는 급하지 않은 것이라면 국제등기로 보내도 무방.
[9]
인쇄한 것을 제출해야된다면 PDF파일로 받은 것을 인쇄하면 되므로.
[10]
검증능력이 없을 경우, 외부에 의뢰하거나 발행처에 직접 조회할 가능성이 있음.
[11]
예를 들어 대학의 교수임용 등
[12]
당연한 이야기지만, 원문 내용을 왜곡한 일본어 번역본을 제출하거나, 허위(위변조)문서 제출을 해서 그게 발각되면 신청인의 일본 생활은 끝장난다.
[13]
일본 뿐만 아니라 세계 여러 국가에서 교수 임용 같은 중대 사안이 아니면 학교에 제출하는 문서에 공증을 요구하는 일은 거의 없다. 그 예로 대학 학부 및 대학원 입학정도라면 원문 문서 + 번역본만 제출하면 된다.(원문이 영어라면 번역본은 생략인 곳이 많음. 간혹가다 중국어가 원문인 문서는 번역본 생략인 곳도 있다.)
[14]
판결문에 적힌 일본국 대판부 지전시는
오사카부(大阪府)
이케다시(池田市)를 한국식 독음으로 읽은 것이다.