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최근 수정 시각 : 2024-09-13 01:44:18

이벤트 기획

행사기획에서 넘어옴

1. 개요2. 특성3. 업무프로세스
3.1. 입찰공고 혹은 오리엔테이션3.2. 기획작업
3.2.1. 사전조사3.2.2. 컨셉 설정3.2.3. 컨셉에 맞는 각종 내용 발주3.2.4. PT안 작업3.2.5. 결과대기
3.3. 실행안 협의 과정3.4. 행사 실행
3.4.1. 세팅3.4.2. 리허설3.4.3. 실제 행사3.4.4. 마무리
4. 이벤트 기획자로서의 대우와 생활
4.1. 높은 이직율4.2. 광고대행사 및 광고주로의 이직 욕망4.3. 낮은 워라밸4.4. 기타
5. 대한민국의 이벤트 회사

1. 개요

행사, 이벤트, 프로모션, 전시, 공연, 축제 등을 기획하는 사람들. 일반적으로 '이벤트 기획사'라고 불리는 회사에 다니는 사람들이다. 각종 지역 축제부터, 각종 체육 행사 및 회의의 개폐막식, 기업체의 이너프로모션, 세일즈 프로모션, 전시 등을 기획한다.

2. 특성

기획자는 기업의 이미지를 높이거나 지역 진흥을 위한 전시회, 시사회, 축제, 자동차 시승회, 국제회의 등 다양한 행사의 기획 및 섭외, 실행을 한다.
설문조사, 시장조사, 관련 자료 및 데이터 분석 등 행사에 필요한 자료를 수집 · 분석하고, 팀원과의 회의를 거쳐 행사의 틀을 잡는다.
행사 주최에 대해 논의하기 위해 의뢰 업체와 후원자들을 만나 행사의 범위 및 형식을 계획하고 예산을 세우며 행사에 필요한 지원자들을 고용한다.
행사 프로그램에 관한 홍보자료를 준비하고 행사를 선전하여 행사 참가자 조직을 구성한다.
참가자들에 대한 숙박 및 운송, 연회, 디스플레이, 통역, 비디오 · 오디오 장비, 인쇄물 및 보안과 같은 행사 서비스를 조정한다.
행사기획자 (한국직업능력개발원 커리어넷 직업정보)

3. 업무프로세스

특수한 경우 수의계약으로 진행하기도 하지만, 대부분 기획안에 대한 PT를 통한 비딩이나 기획안을 통한 비딩으로 진행된다.
이 문서에서는 비딩을 통한 업무 프로세스 방식을 소개한다.

3.1. 입찰공고 혹은 오리엔테이션

일반적으로 정부부처, 지방자치단체, 공기업 등에서 나오는 행사의 경우 국가종합전자조달, 조달청이 운영하는 나라장터를 통해서 입찰공고가 뜨고 공고문에 맞추어 서류 및 기획안을 준비한다.
기타 사업체에서는 기존에 알고 지내던 (기존 행사를 진행했던) 업체 및 새로운 업체를 불러 행사 내용을 설명하고 비딩 일시 등을 통지한다.
이때, 각 기획사마다 행사 수주 가능성 업무 과밀도 등을 체크하여 비딩에 참가할지를 결정한다. 는 어느 정도 체계가 갖춰진 회사의 이야기고, 영세 업체는 그런 거 없다. 무조건 불러주면 다 준비한다.

3.2. 기획작업

일단 비딩에 참석하는 것이 정해지면, 기획안 작업을 준비한다. 사실 이벤트 업무에 해당하는 각 카테고리별로 정말 같은 업무일까 생각이 들 정도로 다르기 때문에 각 이벤트별로 준비 과정도 사뭇 다르다. 그래서 그 카테고리별로 조금은 다르게 준비에 들어간다. 이벤트 기획자라면 나름 기획 작업에 신경을 써야 한다. 이벤트를 열었을 때 기업의 이미지에 어떠한 영향을 미칠지도 잘 생각을 해야하며, 예상치 못할 여러 가지 변수도 고려해야 한다.

기업 홍보가 목적인 이벤트가 기업 이미지나 매출에 별로 영향을 미치지 않거나 오히려 기업 이미지를 나쁘게 만들거나 장기적인 매출 하락으로 이어졌다면 그 이벤트는 곧 실패한 이벤트라고 할 수 있다. 최악의 경우에는 역관광/이벤트 문서에 열거된 결과와 비슷한 결과가 나타나기도 한다.
코로나19 이후 메타버스를 활용한 이벤트나 웨비나 등이 대중화되었다.

3.2.1. 사전조사

3.2.2. 컨셉 설정

3.2.3. 컨셉에 맞는 각종 내용 발주

3.2.4. PT안 작업

3.2.5. 결과대기

3.3. 실행안 협의 과정

3.4. 행사 실행

3.4.1. 세팅

세팅은 행사 규모에 따라 다르지만, 보통 여러 기자재가 이미 갖춰진 컨퍼런스 룸에 추가로 등록대 설치, 부스 설치, 각종 전기 배선 설치, 필요한 경우 인터넷 설치 등 여러 작업이 이루어진다. 보통 인터넷이나 전기배선, 부스 등은 전문 업체에게 의뢰해서 이루어지며, 기획사가 직접 설치할 것은 등록대와 그 위에 필요한 장비들 뿐이다. 다만 전문업체가 필요한 대로 설치 작업을 완료했는지를 감독해야 하기 때문에, 등록대 설치로 끝나는 것은 아니다.

3.4.2. 리허설

리허설은 행사 규모에 따라 다르다. 보통은 생략되는 경우가 많지만, 행사 규모가 매우 커서 많은 변수가 예상되거나 광고주 측에서 요구하는 경우 리허설을 해야 할 때도 있다.

3.4.3. 실제 행사

행사가 시작되기에 앞서 보통 행사 진행을 보조할 진행요원을 아르바이트로 구한다. 아예 필요가 없을수도 있고, 행사 규모가 막대한 경우 수십명 단위로 구해야 할 경우도 있다.

행사가 시작되면 등록대에 배치된 인원들은 참석자들을 하나하나 확인하고 미리 구비된 명찰을 배부한다. 행사 참석자들은 사전에 등록되어 있는 경우가 많아 사전등록 인원이 참석했는지 바코드나 QR코드등을 이용해 체크한다. 강연자나 사회자, 혹은 특별초청자 등은 일반 참석자와는 별도로 참석 여부를 체크한다. 이외에 사전등록하지는 않았지만 현장에 와서 추가등록을 하려는 경우도 있는데, 이런 사람들을 위해 명찰을 추가로 출력해 배부해주고 참석자로 등록한다.

행사 일정이 진행되고 식사시간(점심, 저녁)이 되면 식사를 제공하는 경우가 많은데, 크게 두 가지 방법으로 나뉜다. 도시락을 제공하거나, 행사장에 위치한 식당에서 식사를 하도록 하는 것. 도시락의 경우 흔히 생각하는 도시락이 아닌, 호텔 도시락이라고 하는 개당 수만원 대의 고급 도시락이 배분된다. 식당에서 식사를 할 시 사전에 식당을 선정하고 식당과 협의한 뒤 식권을 참석자들에게 배부해 공짜로 식사를 할 수 있도록 한다. 식사를 제공하지 않는 행사도 없지 않으나 당연히 좋은 평가를 못받게 된다.

3.4.4. 마무리

4. 이벤트 기획자로서의 대우와 생활

4.1. 높은 이직율

일반적인 회사(대기업, 중소기업 공통)의 재직자들과 다르게 이직율이 높은 이유는 이벤트 기획 대행사마다 연봉이나 복리후생 제도가 천차만별이기 때문이다. 개인의 역량에 따라 연봉의 차이가 크고, 연공서열에 의한 연봉 책정보다는 개인의 능력을 우선시하는 경향이 강하다. 다만 한국 사회이다 보니 연차(나이)가 많으면 아무래도 연봉을 능력 대비 조금 더 주는 경향은 있다.

결정적으로 이직이 잦은 이유는 업무의 일관성이 없기 때문이다. 고정적인 광고주가 있는 회사와 없는 회사의 차이는 조금 있겠으나 을(대행사)의 입장인 관계로 광고주의 요구 사항에 즉각 응대해야 하는 경우가 상당히 많다. 일례로 광고주가 금요일 오후에 보고 문서 작성을 위해 제안서 작업을 월요일까지 보내달라고 하면 찍소리 없이 주말 근무하여 작성해야 하는 경우 등이다. 물론 이런 경우 회사 대표나 윗선에서 커트해 주는 경우도 있으나 그런 경우는 극히 드물다.

이직율이 높은 또 다른 이유는 회사 운영의 안전성이 없기 때문이다. 몇몇 회사를 제외하고 대부분의 이벤트 회사는 매년 매출에 대한 압박을 받는다. 某 대행사처럼 다국적 기업 및 국내 대기업의 연간 대행을 메인으로 영위하는 안정적인 회사도 있는 반면, 국가 입찰만을 전문으로 하는 회사와 종합광고대행사의 대대행을 중점적으로 운영하는 회사 등 종류도 다양하다.

최근 몇 년 사이 MICE 사업을 중심으로 대행하는 PCO가 많은 각광을 받았으나 프로모션 이벤트와 컨벤션으로 대표되는 MICE 사업의 영역 구분도 모호한 것이 사실이다. 물론 BTL 이벤트만 전문으로 하는 회사와 국제 회의 등 컨퍼런스 및 포럼으로 대표되는 전문 PCO도 존재하나 대부분의 회사들은 두 영역의 구분을 굳이 두지 않고 닥수(닥치고 수주)하는 경우가 다반사다.
회사 경영이 어려워 권고사직을 당하거나 회사 자체가 없어지는 경우도 많다.[1]

요약하자면 높은 이직율은 업에 대한 이해 부족에서 시작한 초년병들의 이탈과 베테랑급들의 조직 은퇴[2], 그리고 위에서 나열한 다양한 이유로 인해 한 회사에 장기 근속하는 인원이 적은 것이다.

4.2. 광고대행사 및 광고주로의 이직 욕망

4.3. 낮은 워라밸

워라밸이 좋지 않기로 유명한 업종이다. 행사 하나 당 준비하는 과정부터가 고객사 수주, 행사장 섭외, 행사 홍보, 진행보조원 고용, 기자재, 부스 등 장비업체 섭외 등 굉장히 다양해서 할 일이 많은데, 행사 준비를 위해서는 행사 전날 현장에 도착해 현장 세팅 및 관리에 참여해야 하고, 행사 당일에는 종료 시까지 현장에서 행사 진행사항 전반을 관리감독 해야한다. 게다가 행사 상당수는 주말이나 공휴일에 이루어지는 경우도 많고, 행사 준비 자체가 늦게 끝나 집에 들어가지 못하고 행사장 근처에서 숙박해야 하는 경우도 많다.

업종 특성도 특성이지만 이벤트 기획 업체 전반이 기업문화가 구시대적인 것도 워라밸을 악화시키는 원인이다. 이벤트 기획사 대부분은 10명 남짓한 영세기업이며, 업계 탑 수준의 기업도 100명 좀 넘는, 어쨌든 중소기업일 정도로 규모가 작아 새로운 기업문화의 유입이 어렵다. 게다가 이벤트 기획사의 중추적인 인원은 소위 PM이라 불리는 기획자들인데, 이들은 마케팅, 홍보, 사무, 기획 등 다양한 분야에 능통해야 하며, 때문에 개인의 역량과 감에 많이 의존해야 하므로 후진 양성을 체계적인 교육이 아닌 도제식으로 자주 한다. 그렇다보니 상사의 구시대적인 마인드도 대물림되기 마련이라 기업문화의 정체가 더욱 심해진다.

4.4. 기타

이벤트 기획사가 기획, 진행하는 이벤트 자체는 호텔 컨퍼런스 룸이나 컨벤션 센터 등 매우 화려한 곳에서 웅장하게 치러지지만, 정작 기획사들은 열악한 환경에서 근무하고, 워라밸도 없이 행사가 있을 때마다 이리저리 쏘다녀야 한다는데서 괴리와 심각한 회의감을 느끼는 종사자도 많다.

5. 대한민국의 이벤트 회사

이 항목에서는 종합 광고대행사의 프로모션/이벤트 부서가 아닌 순수한 이벤트 기획을 위주로 하는 회사들만 소개한다.
[1] 그래서 업계에서 얘기하는 소위 메이저급 회사 출신들을 대부분의 이벤트 기획 대행사에서는 선호한다. [2] 유독 이벤트 업계는 정년이 꽤나 짧다. 40대 후반만 되어도 웬만한 회사에서는 인건비 부담으로 버틸 수 없는 구조이다.

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